150.711

Verordnung
zum Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen

(VIDAG)

Vom 26.09.2007 (Stand 01.07.2008)
Der Regierungsrat des Kantons Aargau,

gestützt auf § 13 Abs. 4 des Gesetzes über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (Organisationsgesetz) vom 26. März 1985[1] und die §§ 12, 27, 30, 40, 43 und 45 des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) vom 24. Oktober 2006[2],

beschliesst:
1. Öffentlichkeitsprinzip
§ 1
Gesuch; Form, Inhalt
1

Das Gesuch um Zugang zu amtlichen Dokumenten kann formlos gestellt werden und muss nicht begründet werden.

2

Die Gesuchstellerin oder der Gesuchsteller hat die ihr beziehungsweise ihm zumutbaren Angaben zu machen, die es dem öffentlichen Organ erlauben, das verlangte amtliche Dokument zu identifizieren.

3

Das öffentliche Organ kann verlangen, dass die Gesuchstellerin oder der Gesuchsteller das Gesuch präzisiert.

4

Das öffentliche Organ weist die Gesuchstellerin oder den Gesuchsteller darauf hin, dass auf das Gesuch nicht eingetreten wird, wenn sie oder er innert einer Frist von 20 Tagen nicht die für die Identifizierung des verlangten Dokuments erforderliche Präzisierung macht oder die beauftragte Person für Öffentlichkeit und Datenschutz um Schlichtung anruft (§ 36 Abs. 1 IDAG).

5

Bleibt die verlangte Präzisierung dennoch aus, teilt das öffentliche Organ der Gesuchstellerin oder dem Gesuchsteller schriftlich mit, dass auf das Gesuch nicht eingetreten wird.

§ 2
Zuständigkeit zur Gesuchsbehandlung
1

Gesuche um Zugang zu amtlichen Dokumenten sind vom öffentlichen Organ zu behandeln, welches die Akten bearbeitet oder durch Dritte bearbeiten lässt.

2

Gesuche um Zugang zu amtlichen Dokumenten des Grossen Rats sind vom Büro zu behandeln. Wird Einsicht in Akten einer Kommission verlangt, behandelt diese die Gesuche selbst. Besteht die Kommission nicht mehr, werden die Gesuche vom Büro behandelt.

3

Die Gerichte regeln selbst, wer die Gesuche um Zugang zu ihren amtlichen Dokumenten behandelt.

4

Gesuche, die bei einer unzuständigen Stelle eingereicht werden, sind an das zuständige öffentliche Organ weiterzuleiten.

§ 3
Einsichtnahme vor Ort
1

Wird der Zugang zu den amtlichen Dokumenten durch Einsichtnahme vor Ort gewährt, hat das öffentliche Organ für angemessenen Schutz der Dokumente zu sorgen.

2. Datenschutz
2.1. Datensicherheit
§ 4
Technische und organisatorische Massnahmen
1

Die öffentlichen Organe haben bei der elektronischen Bearbeitung von Personendaten im Hinblick auf den Datenschutz insbesondere gegen folgende Risiken technische und organisatorische Massnahmen zu ergreifen

a) unbefugte oder zufällige Vernichtung,
b) zufälligen Verlust,
c) technische Fehler,
d) Fälschung, Diebstahl oder widerrechtliche Verwendung,
e) unbefugtes Ändern, Kopieren, Zugreifen oder andere unbefugte Bearbeitungen,
f) unbefugte Einsichts- und Kenntnisnahme.
2

Die Massnahmen orientieren sich nach dem Zweck, der Art und dem Umfang der Datenbearbeitung sowie den möglichen Gefahren für die Persönlichkeitsrechte betroffener Personen. Sie sind periodisch auf ihre Zweck- und Verhältnismässigkeit hin zu überprüfen und den technischen Entwicklungen anzupassen.

3

Öffentliche Organe legen in Reglementen ihr Datensicherheitskonzept fest und bestimmen die minimalen Aufbewahrungsfristen der von ihnen bearbeiteten Daten unter Beachtung der Anbietepflicht gemäss § 45 IDAG.

§ 5
Automatisierte Bearbeitung
1

Die öffentlichen Organe stellen durch geeignete organisatorische und/oder technische Massnahmen sicher, dass bei der automatisierten Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten und von Persönlichkeitsprofilen der Datenschutz gewährleistet ist.

2

Die von den Datenverarbeitungssystemen ausgegebenen Protokolle über Art, Grund und Zeitpunkt des Zugriffs sowie die Berechtigung dazu sind der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz während eines Jahres zur Verfügung zu halten.

3

Öffentliche Organe melden der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz jede automatisierte Bearbeitung von Personendaten oder die beabsichtigte Einführung einer neuen Software oder Vernetzung.

2.2. Übrige Bestimmungen
§ 6
Besondere Risiken; Vorabkontrolle
1

Die öffentlichen Organe haben der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz Datenbearbeitungen vorab zur Kontrolle zu unterbreiten, wenn diese geeignet sind

a) die Freiheitsrechte Betroffener zu verletzen,
b) deren Handlungs- und/oder Entfaltungsmöglichkeiten einzuschränken oder
c) technikbedingte Fehler und/oder Missbräuche zu fördern.
2

Besteht für die Datenverarbeitung eine gesetzliche Grundlage, ist auch bei besonderen Risiken keine Vorabkontrolle notwendig.

§ 7
Besonders schützenswerte Personendaten
1

Besonders schützenswerte Personendaten sind insbesondere Daten über

a) die religiösen, weltanschaulichen, politischen oder gewerkschaftlichen Tätigkeiten,
b) die Gesundheit, die Intimsphäre oder die ethnische Zugehörigkeit,
c) Massnahmen der sozialen Hilfe,
d) administrative oder strafrechtliche Verfolgungen und Sanktionen.
§ 8
Bestätigung der Datensperre
1

Die Datensperre gemäss § 16 IDAG ist den betroffenen Personen durch die Einwohnerkontrolle schriftlich zu bestätigen.

2

Das Gesuch um Aufhebung einer Datensperre ist schriftlich zu stellen.

§ 9
Berechtigtes Interesse; ideeller Zweck
1

Ein berechtigtes Interesse gemäss § 16 Abs. 1 IDAG liegt namentlich vor, wenn eine rechtliche, wirtschaftliche oder persönliche Beziehung zur Person, über die eine Auskunft eingeholt wird, besteht.

2

Der ideelle Zweck gemäss § 16 Abs. 2 IDAG ist insbesondere gegeben

a) bei politischen Parteien zur Förderung des politischen Interesses,
b) bei gemeinnützigen Organisationen zur Mitgliederwerbung und für Spendenaufrufe; das ZEWO-Gütesiegel oder die entsprechende Anerkennung durch das Steueramt des Kantons Aargau gilt als Nachweis der Gemeinnützigkeit,
c) bei lokalen und regionalen Vereinen und Organisationen zur Förderung des Gemeinschaftslebens, der Gesundheitsvorsorge, des Sports oder der Kultur.
§ 10
Datenschutzrevers
1

Die Einwohnerkontrolle kann für die Bekanntgabe von Personendaten gemäss § 16 IDAG die Abgabe einer Erklärung verlangen, in der sich die Gesuchstellerin oder der Gesuchsteller zur Einhaltung von Auflagen verpflichtet, insbesondere zur ausschliesslichen Bearbeitung für den angegebenen Zweck oder zur Einhaltung des Verbots der Weitergabe.

2

Die Verpflichtungserklärung kann mit der Vereinbarung einer Konventionalstrafe bei Nichteinhaltung der Auflagen verbunden werden.

§ 11
Überwachung mit optisch-elektronischen Anlagen
1

Werden öffentlich zugängliche Räume mit optisch-elektronischen Anlagen gemäss § 20 IDAG so überwacht, dass eine Personenidentifikation möglich ist, müssen in einem Reglement mindestens folgende Angaben festgehalten sein

a) Zweck der Überwachung,
b) Bezeichnung der Person oder Stelle, die mit der Durchführung der Überwachung betraut wird und die Daten bearbeiten, insbesondere auswerten darf,
c) Bezeichnung der Gebäude und Örtlichkeiten, die überwacht werden,
d) Bestimmung der Überwachungszeiten,
e) Festlegung, ob die Daten gespeichert werden und allenfalls wie lange.
2

Die optisch-elektronischen Anlagen sind so einzustellen, dass nur die absolut erforderlichen Daten erfasst werden können.

3

Die erhobenen Daten dürfen nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden. Das öffentliche Organ hat gemäss § 4 die Datensicherheit zu gewährleisten.

4

Das Reglement ist der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz mit dem Bewilligungsgesuch (§ 20 Abs. 1 Satz 2 IDAG) einzureichen.

§ 12
Zentrales abgekürztes Register; Meldepflicht
1

Das von der beauftragen Person für Öffentlichkeit und Datenschutz zu führende Register gemäss § 22 Abs. 4 IDAG enthält Angaben über

a) die für die Anlage verantwortliche Behörde,
b) den Zweck und die Art der Bearbeitung,
c) den Kreis der Zugriffsberechtigten.
2

Öffentliche Organe stellen der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz jährlich per 1. Januar eine vollständige Kopie des Registers ihrer Datensammlungen zu. Die im Vorjahr eingetretenen Änderungen heben sie hervor.

§ 13
Nahe Verwandtschaft
1

Nahe Verwandte, die ein Einsichtsrecht gemäss § 26 IDAG haben, sind Personen, die mit den Verstorbenen in gerader Linie oder bis zum Grad der Geschwisterkinder verwandt oder verschwägert waren.

§ 14
Bestreitungsvermerk
1

Personendaten, die vom verantwortlichen öffentlichen Organ nicht als richtig bewiesen werden können, sind nur dann nicht zu löschen und stattdessen mit einem entsprechenden Vermerk zu versehen, wenn ansonsten keine dem Zweck der Datensammlung entsprechenden amtlichen Daten zu dieser Person mehr bestehen würden.

3. Gemeinsame Bestimmungen zum Öffentlichkeitsprinzip und Datenschutz
§ 15
Beauftragte Person für Öffentlichkeit und Datenschutz
1

Die beauftragte Person für Öffentlichkeit und Datenschutz ist administrativ dem Departement Volkswirtschaft und Inneres angegliedert.

2

Die beauftragte Person für Öffentlichkeit und Datenschutz stellt ihr Personal an. Sie kann Sachverständige beiziehen, wenn die Erfüllung ihrer Aufgaben besondere Fachkenntnisse erfordert.

§ 16
Schlichtungsverfahren
1. Einleitung
1

Das Begehren um Durchführung des Schlichtungsverfahrens ist schriftlich einzureichen. Die Eingabe muss den Sachverhalt darlegen sowie einen Antrag und eine Begründung enthalten.

§ 17
2. Sachverhaltsfeststellung; Beweismittel
1

Die Parteien haben die für die Behandlung des Streitfalles notwendigen Unterlagen einzureichen.

2

Die beauftragte Person für Öffentlichkeit und Datenschutz stellt den Sachverhalt von Amtes wegen fest. Sie würdigt die eingereichten Unterlagen nach freiem Ermessen. Sie kann die Parteien und von diesen bezeichnete Personen formlos befragen, schriftliche Auskünfte einholen und einen Augenschein durchführen. Sie gibt den Beteiligten Gelegenheit zur schriftlichen Stellungnahme.

3

Die Schlichtungsverhandlung ist nicht öffentlich.

§ 18
3. Empfehlung
1

Kommt im Schlichtungsverfahren keine umfassende Einigung zustande, eröffnet die beauftragte Person für Öffentlichkeit und Datenschutz den Parteien die Empfehlung mit folgenden Angaben

a) Datum,
b) Parteien,
c) Anträge und Begründung,
d) Erwägungen der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz,
e) Ergebnis,
f) Bezeichnung der den Parteien zur Verfügung stehenden Rechtsmittel,
g) Unterschrift der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz.
§ 19
Fristen
1

Gesuche um Auskunft und/oder Zugang zu amtlichen Dokumenten sind nach Möglichkeit innert 10 Tagen, Gesuche um Durchführung des Schlichtungsverfahrens innert 30 Tagen zu erledigen.

2

Empfehlungen sind den Parteien innert 20 Tagen abzugeben.

§ 20
Publikation
1

Die beauftragte Person für Öffentlichkeit und Datenschutz sorgt für eine geeignete Publikation der Empfehlungen und Entscheide gemäss § 32 Abs. 3–5 IDAG in anonymisierter Form, vorzugsweise im Internet.

§ 21
Zusammenarbeit; Zustellung
1

Stellen sich Fragen zur Informatiksicherheit oder andere die Informatik betreffende Fragen, holt die beauftragte Person für Öffentlichkeit und Datenschutz die Stellungnahme der Staatskanzlei ein.

2

Die öffentlichen Organe holen vor dem Erlass von Richtlinien, Reglementen oder Weisungen im Anwendungsbereich des IDAG die Stellungnahme der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz ein.

3

Entwürfe zu Erlassen und Entscheide im Anwendungsbereich des IDAG sind der beauftragten Person für Öffentlichkeit und Datenschutz zuzustellen, soweit sie nicht ohnehin Partei ist.

§ 22
Gebühren; aufwändiges Verfahren
1

Die Höhe der gemäss § 40 Abs. 2 IDAG von den öffentlichen Organen zu beziehenden Gebühren bemisst sich nach den Ansätzen der Verordnung über die Kanzleigebühren vom 14. Oktober 1991[3].

2

Ein Verfahren ist aufwendig gemäss § 40 Abs. 2 lit. a IDAG, wenn das öffentliche Organ durch das Verfahren insgesamt eine halbe Stunde und mehr beschäftigt wird.

4. Archivwesen
4.1. Allgemeine Bestimmungen
§ 23
Aufbewahrungspflicht und Ordnungssystem
1

Die öffentlichen Organe sorgen für Sammlung, Ordnung und sichere Aufbewahrung der zu ihrem Zuständigkeitsbereich gehörenden Dokumente.

2

Jedes öffentliche Organ verfügt über ein nachgeführtes Ordnungssystem zu den von ihm verwalteten Dokumenten.

3

Der Regierungsrat erlässt für die kantonale Verwaltung Richtlinien zur Aktenführung und Archivierung. Das Staatsarchiv unterstützt die öffentlichen Organe bei der Umsetzung der Richtlinien.

§ 24
Archivwürdigkeit und Aufbewahrungsfristen
1

Das Staatsarchiv legt in Zusammenarbeit mit den gemäss § 45 Abs. 1 IDAG anbietepflichtigen öffentlichen Organen fest, welche Dokumente archivwürdig sind.

2

Die öffentlichen Organe bestimmen nach Rücksprache mit dem Staatsarchiv die aus rechtlichen und administrativen Gründen angemessenen minimalen Aufbewahrungsfristen für diese Dokumente, während denen sie der abliefernden Behörde noch zur Verfügung stehen müssen.

3

Der Fristenlauf wird ab Datum des jüngsten Dokuments eines Geschäfts berechnet.

§ 25
Dokumente der Untersuchungs-, Strafbefehls- und Gerichtsbehörden
1

Die nach Massgabe des Gerichtsorganisationsrechts und des IDAG bestehende Ablieferungspflicht für Dokumente der Gerichte, der Bezirksämter (für strafbefehlsrichterliche und vormundschaftsrechtliche Akten) und des Untersuchungsamts richtet sich nach den Fristen des Archivierungsreglements der Justizbehörden.

§ 26
Von der Anbietepflicht ausgenommene Dokumente
1

Überwiegende öffentliche Interessen gemäss § 45 Abs. 3 IDAG liegen insbesondere vor, wenn die Einsichtnahme in die Dokumente geeignet ist

a) die Sicherheit des Kantons zu gefährden,
b) die Beziehung zu ausländischen Staaten, internationalen Organisationen oder zwischen dem Kanton Aargau und dem Bund oder anderen Kantonen dauernd zu beeinträchtigen oder
c) die Handlungsfähigkeit des Regierungsrats schwerwiegend zu beeinträchtigen.
2

Bestehen die Hinderungsgründe gemäss § 45 Abs. 3 IDAG nicht mehr oder ist die verlängerte Frist abgelaufen, sind die Dokumente unverzüglich dem Staatsarchiv anzubieten. Auf der Ablieferungsliste ist der Grund für die Verzögerung zu vermerken.

§ 27
Vernichtung von Dokumenten
1

Die Vernichtung von Dokumenten, die unter die Anbietepflicht gemäss § 45 IDAG fallen, sowie die Mikroverfilmung (Ersatzverfilmung) und elektronische Erfassung von Archivgut bedürfen der Zustimmung des Staatsarchivs.

2

Das Staatsarchiv vernichtet keine Dokumente ohne schriftliche Zustimmung des abliefernden öffentlichen Organs.

4.2. Bestand und Benutzung des Staatsarchivs
§ 28
Archivgut
1

Das Archivgut des Staatsarchivs umfasst

a) Archivgut des Aargaus aus der Zeit der Rechtsvorgänger des Kantons bis 1798 sowie der helvetischen Kantone Aargau, Baden und Fricktal (eingeschlossen das Archivgut der aufgehobenen geistlichen Institutionen),
b) Archivgut der öffentlichen Organe seit 1803,
c) weiteres Schrift- und Überlieferungsgut, welches für die Kantons-, Orts- und Personengeschichte von Bedeutung ist, und dem Staatsarchiv zu dauerndem Besitze oder als Depositum – von Institutionen, Organisationen, natürlichen und juristischen Personen – geschenkt oder anvertraut wird oder auf andere Weise in den Besitz des Staatsarchivs gelangt,
d) eine Grafik-Sammlung,
e) eine Handbibliothek.
§ 29
Einsichtnahme; Grundsatz
1

Das Archivgut steht der Öffentlichkeit im Lesesaal während der Öffnungszeiten zur Einsicht offen.

2

Die Einsichtnahme in Archivgut von Nachlässen und Deposita richtet sich nach den Bestimmungen der Übernahmeverträge.

3

Einzelheiten regelt das Staatsarchiv in einer Benutzungsordnung, die vom Regierungsrat zu genehmigen ist. Die Benutzungsordnung regelt ausserdem in Grundzügen Ausleihe und gewerbliche Nutzung gemäss den §§ 28 und 29.

§ 30
Nachforschungen und Gebühren
1

Das Staatsarchiv ist nicht verpflichtet, für Dritte Nachforschungen vorzunehmen.

2

Nimmt das Staatsarchiv für Dritte gleichwohl Nachforschungen vor, wird bei einem Aufwand von mehr als 15 Minuten Dauer pro angebrochene weitere Viertelstunde eine Verwaltungsgebühr von Fr. 20.–, insgesamt aber höchstens Fr. 200.–, erhoben.

3

Die Gebühr für die Benutzung des Mikrofilmlesegeräts beträgt Fr. 20.– pro Tag.

§ 31
Ausleihe
1

Das Staatsarchiv kann Archivgut für wissenschaftliche Forschung sowie zu Ausstellungszwecken für angemessene Zeit ausleihen, sofern sachgerechte Behandlung und Sicherheit gewährleistet sind.

§ 32
Gewerbliche Nutzung
1

Das Staatsarchiv regelt im Einzelfall die Voraussetzungen und das Verfahren zur gewerblichen Nutzung des Archivguts.

2

Die entsprechenden Verträge sind zu ihrer Gültigkeit von der Vorsteherin oder dem Vorsteher des Departements Bildung, Kultur und Sport zu unterzeichnen.

§ 33
Archivkommission
1

Die Fachaufsicht über das Staatsarchiv übt eine Archivkommission von fünf bis sieben Mitgliedern aus. Sie unterstützt und berät den Regierungsrat bei der Förderung und Koordination des Archivwesens im Kanton.

2

Der Regierungsrat wählt die Mitglieder der Archivkommission und deren Präsidentin oder Präsidenten auf die Dauer von vier Jahren.

5. Schluss- und Übergangsbestimmungen
§ 34
Übergangsfrist
1

Die notwendigen technischen und organisatorischen Anpassungen gemäss § 5 sind spätestens innert vier Jahren nach Inkrafttreten dieser Verordnung vorzunehmen.

§ 35
Inkrafttreten
1

Diese Verordnung ist in der Gesetzessammlung zu publizieren. Sie tritt am 1. Juli 2008 in Kraft.

Aarau, 26. September 2007

Regierungsrat Aargau

 

Landammann

Hasler

 

Staatsschreiber

Dr. Grünenfelder

AGS 2008 S. 75
  1. [1] SAR 153.100
  2. [2] SAR 150.700
  3. [3] SAR 661.113

Änderungstabelle - Nach Beschluss

Beschluss Inkrafttreten Element Änderung AGS Fundstelle
26.09.2007 01.07.2008 Erlass Erstfassung AGS 2008 S. 75

Änderungstabelle - Nach Paragraph

Element Beschluss Inkrafttreten Änderung AGS Fundstelle
Erlass 26.09.2007 01.07.2008 Erstfassung AGS 2008 S. 75